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Externalisation de services : comment ça se passe ?

Que ce soit pour réduire vos coûts dans le cadre d'activités nécessitant une expertise de pointe, dégager du temps pour se concentrer sur le cœur de votre métier ou encore obtenir une plus grande souplesse dans la gestion de votre entreprise, les avantages d'une externalisation de certains services sont multiples. Toutefois, la réussite d'un tel projet passe par une préparation minutieuse. Découvrez comment externaliser des services de votre structure. 

La phase de pré-externalisation

Dans le processus d'externalisation de vos services, cette étape est d'une importance capitale. La phase de pré-externalisation correspond à celle de la préparation de votre projet, à travers une étude approfondie tenant compte de plusieurs aspects. Il est clair que cette opération va engendrer un réel bouleversement dans votre organisation habituelle plus précisément au niveau des services concernés. vous devez donc trouver la meilleure façon de motiver les collaborateurs touchés par la décision d'externalisation. En les associant dès le départ au projet, vous éviterez qu'ils retiennent des informations confidentielles, ce qui pourrait vous être préjudiciable.

Après avoir impliqué les salariés dont les activités doivent être externalisées, il faut s'intéresser aux prestataires susceptibles de vous accompagner. N'hésitez pas à effectuer une prospection minutieuse afin de sélectionner des professionnels ayant le meilleur profil. Cette démarche vous permettra également de vous faire une idée plus ou moins précise des coûts que représente l'externalisation de services.

La phase précédant l'externalisation doit vous permettre de veiller à ce que les activités que vous souhaitez externaliser soient dans leur phase de maturité. Mettez ainsi en place une stratégie vous permettant d'améliorer de façon continue les services faisant partie du projet. Lorsque vous constaterez que tout est prêt, que vous pourrez vous lancer avec la certitude de réussir cette aventure.

L'étape de l'externalisation proprement dite

C'est au cours de cette phase que vous allez rédiger votre cahier des charges. Celui-ci doit se caractériser par sa précision et sa clarté. L'importance de ce document réside dans le fait que c'est lui qui vous permettra de lancer l'appel d'offres pour trouver le prestataire disposant du meilleur profil. Avec un cahier des charges, vous aurez la certitude que les besoins de votre entreprise seront entièrement pris en compte. Veillez également à préparer minutieusement votre dossier pour qu'il soit le plus étoffé possible. C'est à cette seule condition que vous aurez de solides arguments à faire valoir à l'occasion de la négociation du ou des contrats avec le prestataire sélectionné.

Dans ces conditions, il est impossible de réussir votre projet d'externalisation de services sans la rédaction d'un contrat. Pouvant nécessiter l'intervention de la législation de divers pays dans certains cas, celui-ci doit absolument traduire les exigences et les besoins de votre entreprise. Mieux, il est crucial que ce document reflète le niveau de qualité et de performance recherché, tout en engageant le prestataire à la fois sur une durée bien définie. Dans cette optique, les indicateurs permettant d'évaluer le service fourni par la société contractante doivent être clairement définis. Il en de même pour le coût du service rendu. En clair, il importe de prendre les mesures idoines pour que les différentes activités externalisées soient effectuées dans un cadre légal bien précis.

Bien gérer l'après-externalisation de vos services

Lorsque vous avez procédé avec succès à la mise en œuvre du contrat d'externalisation, il est évident que les services concernés ne sont plus pris en charge par votre entreprise. Ce qu'il vous reste à faire, c'est de penser à une procédure vous permettant de suivre le contrat, tout en vous assurant que la qualité de la prestation répond à vos attentes. Vous devez donc faire un suivi périodique tout en exigeant de votre prestataire de mettre à votre disposition les éléments indispensables à l'évaluation des résultats obtenus.

Vincent
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